年會(huì)的成功舉辦需要很多方面的人員配合和恰當(dāng)?shù)墓ぷ靼才拧＞唧w的準(zhǔn)備工作包括以下幾個(gè)部分。

一、人員分工。年會(huì)小組負(fù)責(zé)人根據(jù)大家的特長(zhǎng)分配相應(yīng)的工作。有組織能力的人做動(dòng)員工作，組織人員排練節(jié)目，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)老師授課，安排排練場(chǎng)所，聯(lián)系服裝化妝師等等。擅長(zhǎng)采購(gòu)的人負(fù)責(zé)活動(dòng)所需采購(gòu)物品，有對(duì)外資源的人負(fù)責(zé)場(chǎng)地聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作等等。

年會(huì)小組的人員分工完畢，獨(dú)立負(fù)責(zé)所需環(huán)節(jié)的工作，并及時(shí)向負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)度，確?；顒?dòng)進(jìn)展順利。同時(shí)，負(fù)責(zé)人還需要準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案以防萬(wàn)一。

二、嘉賓邀請(qǐng)。請(qǐng)柬應(yīng)由專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)邀請(qǐng)客人的工作人員負(fù)責(zé)。有的公司會(huì)邀請(qǐng)一些重要的客戶(hù)或客人參加年會(huì)，這不僅能使客戶(hù)和客人感到受到重視，而且能讓客戶(hù)了解公司的實(shí)力和員工的素質(zhì)。此外，如果預(yù)算充足，還會(huì)特別邀請(qǐng)社會(huì)上一兩位知名人士來(lái)現(xiàn)場(chǎng)參加演出或互動(dòng)。

三、節(jié)目彩排。通常在公司的年會(huì)上，公司員工將參與或編排演出?？梢匝?qǐng)一位專(zhuān)業(yè)老師現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和協(xié)助節(jié)目的安排。可以根據(jù)排演的各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間順序，集中所有表演者和主持人一起排練。排練可以使表演者熟悉舞臺(tái)的位置、上下臺(tái)方向、現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)的效果以及如何與其他人合作。

四、制作、采購(gòu)物品、活動(dòng)場(chǎng)地布置搭建。物品的制作和購(gòu)買(mǎi)通常需要提前做準(zhǔn)備。而場(chǎng)地搭建則是安排在年會(huì)開(kāi)始前一天(也要考慮到工作量是否合適)。現(xiàn)場(chǎng)搭建包括舞臺(tái)區(qū)、嘉賓區(qū)(餐區(qū))、貴賓室、候場(chǎng)區(qū)、化妝區(qū)。

五、細(xì)節(jié)安排。公司年會(huì)的細(xì)節(jié)安排也是非常重要的。在每個(gè)環(huán)節(jié)和串場(chǎng)的系列安排也可以看到組織的精心安排。無(wú)論是主持人的串詞，還是視頻音樂(lè)，不同的設(shè)置也會(huì)帶來(lái)不同的效果。過(guò)去，公司的年會(huì)只會(huì)讓自己公司的員工負(fù)責(zé)整個(gè)過(guò)程的設(shè)置，但現(xiàn)在越來(lái)越多的公司會(huì)用更多專(zhuān)業(yè)的活動(dòng)策劃公司為自己的公司設(shè)立不同的年會(huì)，使年會(huì)更專(zhuān)業(yè)、更精彩。

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